戸籍謄本の準備・手続き

パスポートを取得するにも、オランダで住民登録をするにも、ビザを取得するにも、必要になってくる大事な書類が、戸籍謄本です。

日本国内で使用するならコンビニや役所で発行するだけで済みますが、外国で使うとなるとそのままでは通用しません。
現地でも通用するように翻訳をしてもらい、そしてその書類が日本の公的な書類であることの証明を受けなければなりません。

このページでは、私たちが日本で行った手続きの一連の流れについて書いていきます。

※在オランダ日本大使館で翻訳してもらう→オランダ外務省でリーガリゼーションをしてもらう、という方法もあるようですが、今回私たちは日本にいる間に手続きをしたのでそれについては書いていません。

戸籍謄本を取得する

今回、私たちは一家4人で海外渡航をしました。各所で家族であることを証明するために戸籍謄本が必要となるわけです。

この戸籍謄本、住民票の写しとは違って、取得するには本籍地の役所に申請する必要があります。

申請方法

1. 役所に直接行って申請する
2. 代理人に依頼して申請する
3. 郵送で取り寄せる
4. インターネットで電子申請して取り寄せる
5. コンビニで取得する

マイナンバーカードを持っていて、本籍地の役所が電子申請に対応しているなら４・５を推奨します。
というより、５を強くおすすめします。

平日昼間の役所の開庁時間に予定を合わせなくても、土日祝日(年末年始除く)・早朝深夜(6:30～23:00)、好きな時にコンビニに行くだけで、待ち時間もなく即時発行！便利！！

日程に余裕がある方は、これを機にマイナンバーカードの取得をしてみてはいかがでしょう？

特に今海外へ行く場合、新型コロナウイルスワクチン接種証明書アプリを使うのにも、マイナンバーカードは必須です。

コンビニでの戸籍謄本の取得方法

まず、対象の役所がコンビニ交付に対応しているか調べてみましょう。

コンビニ交付を初めて利用する場合、事前に利用者登録も必要です。
コンビニのマルチコピー機、あるいはカードリーダーがあるなら自宅でも戸籍証明書の交付センターで登録申請できます。

利用者登録申請ができたら、数時間～数日後には利用可能になります。
利用可能になったかは、申請と同じくコンビニか戸籍証明書の交付センターで確認してください。

利用可能になったら、コンビニに行ってマルチコピー機を操作して書類を取得します。

画面の指示通りにやっていけばできるはずですが、詳細な操作方法は↓を参照してください。

ちなみに、私がひとつつまずいたのは、『戸籍謄本』を取りにいったつもりなのに、選択肢のどこにもその単語が見当たらなかったこと。

戸籍謄本＝戸籍証明書⇒『戸籍全部事項証明書』です！！

（戸籍抄本は戸籍個人事項証明書です。）

翻訳を依頼する

戸籍謄本が手に入ったら、次はそれをオランダ語に翻訳してもらいます。
オランダ語が得意な人に頼めばいいや～♪ではなく、きちんと公的な翻訳家を探します。

↑こちらのサイトで、Tolk of vertaler zoeken（通訳または翻訳者を探す）のページに行きます。
続いてZoeken in het openbaar register（公簿検索）をクリックすると、検索画面が開きます。

画像のようにチェックと対象の言語を選択して、Searchボタンをクリックすると、翻訳者の一覧が出てきます。

2022年1月17日現在では、10名の方がヒット。
その中から日本在住なのを確認できるのは2名、それぞれ京都と水戸、となっています。

私たちもこの内のおひとりに依頼しました。
検索結果に出てくるメールアドレスに（日本語で）メールをして、料金や期日についてうかがい、了承した上でお願いしました。
日本語でやり取りしてもらえましたし、手順もきちんと説明していただけたので安心でした。

書類の送付から、翻訳された書類が返ってくるまで1週間もかかりませんでした。
とても迅速な対応で、ありがたいことです。

アポスティーユの申請をする

無事に翻訳書類を手にしたら、次はその書類を日本の外務省でアポスティーユ認証してもらいます。

アポスティーユとは…

公印確認，アポスティーユは，どちらも日本の官公署，自治体等が発行する公文書に対する外務省の証明のことです。外国での各種手続き（婚姻・離婚・出生，査証取得，会社設立，不動産購入など）のために日本の公文書を提出する必要が生じ，その提出先機関から，外務省の証明を取得するよう求められた場合，また日本にある提出先国の大使館・（総）領事館の領事による認証（＝領事認証）取得に際して要求された場合に必要になります。よって，外国の提出機関あるいは駐日大使館・（総）領事館が求めている場合のみ申請をして頂くことになります。

外務省

要するに、ちゃんと日本の公的な書類ですよ、と証明してもらうことですかね。

必要書類

• 証明が必要な公文書（発行日より3か月以内の原本）←前項の翻訳済み書類
• アポスティーユ申請書（こちらからダウンロードできます）
• 返送先を記入した封筒（レターパック等）
• 委任状（代理人による申請の場合のみ）

以上を揃えて、外務省に送付します。大事な書類なので、必ず追跡記録の残る方法で送りましょう。

問題なければ、4開庁日程度で返送されてきます。こちらも早いですね。

詳細は外務省のホームページをご参照ください。